+7 (499) 110-76-43

Получите прямо сейчас 9 практических приёмов, которые позволят:

Сократить на 1/3 время на управление бизнесом
Повысить собственную эффективность на 35%
Получить бесплатно Согласие на обработку персональных данных

Зона пожирателей времени №1 или как оптимизировать свои бизнес-коммуникации

21 ноября 2018

Чем больше всего бывает занят руководитель?

Уточню. Что (лично у вас) отнимает больше всего времени в течение дня? А пока вы думаете, подкину подсказку… Это связано с нашей основной деятельностью (руководством), которое без людей мне представляется очень слабо. Вспомнилась хорошая фраза: «Бизнес очень простая система. До тех пор, пока в ней не появляются люди…». И давайте признаемся,

Большую часть времени мы проводим в коммуникациях с сотрудниками:

  • Поставить задачу (отдать поручение);
  • Уточнить судьбу начатого в прошлом месяце проекта;
  • Передать заявку от постоянного клиента;
  • Обсудить планы на месяц

Все это требует той или иной формы взаимодействия с вашими коллегами. И на что оно похоже (это ваше взаимодействие)? Как мне кажется, в 2/3 случаев на

Болтовню, «сопли» и «словесный понос»

Уж чего-чего, а поболтать-то мы любим. И вместо того, чтобы делать дело, чаще выбираем «потрещать». Вместо того, чтобы решить вопрос. Чаще всего «сваливаемся» в чувства и эмоции. Пример типичного разговора 2-х знакомых руководителей: «Какой же Иван (у меня в отделе) бестолковый. Ему совершенно ничего нельзя поручить. Каждый шаг приходится контролировать, проверять. А половину задач переделывать. Вот на прошлой неделе, например…». Это о чем? Переведите, пожалуйста, на деловой стиль. У меня получилось примерно так: «Надо решить до конца дня: заняться воспитанием Ивана или подыскать ему достойную замену». А «сопли» оставьте любителям сериалов и «Дома-2» на ТНТ.

Признаемся честно, скорее всего

Пока ваша коммуникация далека от эталона деловой речи

И чтобы этот вопрос подтянуть, начнем с типовых ошибок, которые, возможно, вы не замечаете. И разрешаете вашим доблестным сотрудникам:

1. Начинать разговор «издалека», отвлекая ваше (и свое) рабочее время на длинную прелюдию. Ну зачем мне напрягать мозги, пусть лучше руководитель поработает «дешифратором» моих недоделанных мыслеформ.

2. Болтать сколько влезет (им хочется). Забывая про то, что «время – деньги». Поболтать ведь интереснее, чем ехать на встречу клиенту. Не правда ли? «Солдат спит, а служба идет».

3. Нагружать работой шефа (вас), задавая открытые вопросы. А как мне быть? Ну, я не знаю, как поступить в этой ситуации?

4. Расползаться мыслью по древу. Увлекаясь чувствами, эмоциями и не нужными никому подробностями. Это уже из разряда другого армейского принципа. «Пропотел, покажись начальнику».

5. Поболтать, напрячь и забыть… И это в первую очередь камень в ваш огород (руководителей). «В одно ухо влетело, в другое вылетело».

Возникает резонный вопрос, чем заменить все это коммуникационное безобразие? Большинство правил ниже я в той или иной форме услышал когда-то от Николая Ивановича Козлова, за что огромное спасибо автору. Пробежимся и мы с вами по

Пяти коммуникационным оптимизаторам.

1. Обозначайте намерения в начале любого разговора. И приучите к этому ваших сотрудников. Мои заготовки: у меня вопрос, я хочу поругаться, есть предложение, хочу услышать ваше мнение по одной идее, выражаю свое открытое недовольство, давай обсудим итоги… И уже понятно, куда дальше пойдет коммуникация. Зачем она и под какую задачу. Подробности читайте здесь: http://www.psychologos.ru/articles/view/oboznachenie_namereniy

2. Лимит времени. Спокойно, коротко и четко устанавливайте квоту времени на 1 вопрос (коммуникацию с сотрудником). В самом начале разговора. Например: Николай, у меня есть на обсуждение этого вопроса 2 минуты. Это, кстати, уточнение ваших намерений по коммуникации. Признак хорошего делового тона!

3. Подготовленные вопросы, вместо открытых. Запретите подходить к вам с открытыми вопросами. Приучайте думать и решать вопросы ваших же сотрудников. На эту тему была большая статья, см. по ссылке: http://вашевремя.рф/zapretite-zadavat-voprosy-rukovoditelyu/

4. Тезисная речь. Переходите от трепа к формату деловой речи. Говорите тезисами. Подробности читайте здесь: http://www.psychologos.ru/articles/view/uchites_govorit_tezisami_vos_zn_

5. Правило КЧК24. Нам надо приучать себя и коллег к правилу «сказано-сделано». А получается чаще с точностью наоборот. Что такое КЧК24? Это финальная часть любого делового взаимодействия. Вывод, инструкция, задача, резюме. Разберемся по порядку, и с этого пункта можете начать оптимизацию своих бизнес-коммуникаций

Правило КЧК24:

  • К – кто. Всегда и в любой деловой коммуникации важно договориться «Кто» делает следующий шаг. Вы или сотрудник? Я выбираю второй вариант. Хочу заметить, что когда вы говорите мне нужно подумать… Вы берете следующий шаг на себя, а ваш сотрудник нагружает вас своими же задачами.
  • Ч – что. Надо приучить себя описывать, «Что» нужно сделать следующим шагом в пределах одного предложения (5-9 слов). Например, подготовить отчет по итогам продаж прошлого месяца.
  • К – когда. Точная дата когда должно получиться «Что», озвученное ранее вами.
  • 24 означает, что все вышеперечисленное нужно материализовать в пределах 24 часов с момента устного обсуждения. Я считаю, что устная задача = «не доделанная задача». Какие есть способы материализации: система контроля и постановки поручений, карточка поручений, письмо по e-mail, SMS. Я написал от вариантов более предпочтительных к менее предпочтительным.

Остается вопрос, с чего и как начать?

Я бы предложил с себя, как обычно. На каждый блок (из 5) по 2-3 дня и вставлять в привычку. Пусть первым шагом, прямо сегодня, будет обозначение намерений. День первый: начинаете любой диалог с обозначения намерений. Дорогая, у меня к тебе просьба. Погладь мне голубую рубашку. Поможешь? Вместо: Рубашку погладь. И вы больше на человека похожи, и Маше приятнее о вас позаботиться.

День второй и третий: закрепите и выводите на автопилот.

С четвертого дня начнете приучать сотрудников. Можно дать прочитать эту статью, думаю, не помешает.

Подключите правило КЧК24. Подробности и инструкции выше.

 

Подписаться Согласие на обработку персональных данных