+7 (499) 110-76-43

Получите прямо сейчас 9 практических приёмов, которые позволят:

Сократить на 1/3 время на управление бизнесом
Повысить собственную эффективность на 35%
Получить бесплатно Согласие на обработку персональных данных

Набей покрепче чемоданы или сбалансированное управление портфелем проектов

6 июля 2016

Начало июня – отличное время для отдыха

Как минимум стоит распланировать «куда, когда и как». А то и сразу собрать чемоданы, взять все самое необходимое и рвануть куда-нибудь подальше… Наверняка у вас уже имеется развернутый план проекта под названием «летний отпуск». А я сегодня хочу поговорить о чемоданах и ваших проектах на 2016/17 год.

Я сторонник проектного подхода к жизни и работе, что и вам рекомендую

Так вот, в классике проектного менеджмента рассматривают понятие портфеля проектов. Если говорить метафорой, представьте, что вы собираетесь в отпуск всерьез и как минимум на 10 дней. Тут уж без походного чемодана не обойтись. При этом следует помнить простые правила:

  • Набьете лишнего: ваш замечательный походный чемодан затрещит по швам, ноша будет не посильной. Как следствие «перерасход энергии» и быстрое снижение удовольствия от процесса (в самом начале).
  • Умчитесь недогруженными: вечером не в чем будет щеголять по туристическим маршрутам, потребуется дополнительный расход бюджета на мелочевку. А после отпуска останутся «дубликаты» совсем не нужных вещей.

Нужно искать баланс, а еще точнее оптимум в пространстве нескольких переменных

В данном примере этими переменными будут: бюджет на отпуск, удовольствие от процесса, возможность путешествовать налегке. В жизни и работе все похожим образом, только немного интереснее и сложнее (переменных больше). Для начала, портфелей (чемоданов) проектов будет три. О чем это я? Давайте вспомним:

  • Портфель ваших личных проектов. Семья, здоровье, личное развитие.
  • Портфель внутренних проектов компании. Отладка бизнес-процессов, автоматизация, оптимизация, вывод новых продуктов, модификация существующих и т.п.
  • Портфель внешних проектов. Все то, что вы делаете для своих клиентов, зарабатывая на этом прибыль (я надеюсь).

В сторону письмо, возьмите лист бумаги, разделите его на 3 части (портфеля) смелым росчерком пера. Можете слово портфель заменить на чемодан, так веселее. Выпишите все проекты, которые вы уже затеяли, + хотите (планируете) начать в этом году. Меньше мыслей, больше дела — пишем все, что вспомните. На работу до 5 минут, время пошло, работаем по памяти…

У нас получилась заготовка, с которой мы сегодня поработаем. Мне часто говорят клиенты, что времени катастрофически не хватает и приходится жертвовать личным пространством. Первая причина такой картины, как мне кажется,

Отсутствие сбалансированного и технологичного управления портфелями проектов

А чтобы от проблематизации сразу перейти к делу, хочу подарить первые

5 простых правил формирования (наполнения) портфелей проектов:

    1. Правило баланса: загруженность ваших портфелей должна быть относительно равномерной. Давайте проведем виртуальный эксперимент. Представьте себе, что вы взяли в правую руку личный чемодан, а второй (деловой) в левую руку. И вдруг вас сильно перекосило. Типичного трудоголика потянет в левую сторону. А дауншифтера поведет вправо. Далеко ли вы так «убежите» по жизни? И не думайте, пожалуйста, что пройдут дни (месяцы, года) и оно само по себе исправится. Прямо сегодня и начинайте балансировку. Из одного чемодана «достали» пару проектов. В другой один новый подбросили. Для тех, кто считает, что с компанией и так все в порядке и внутренние проекты вам не нужны, хочу огорчить. Посмотрите ролик. С него Герман Греф начал собрание акционеров по итогам 2015 года. Впечатляет и заставляет задуматься.

  1. Правило поддержки главной цели (надцели). Любой проект, который попадает в ваши чемоданы, должен соответствовать главным целям и ценностям. Не надо запихивать в чемодан для поездки на Гоа норковую шубу. Под цель позагорать на солнышке это ни к чему. Так и в жизни: активные текущие проекты должны резонировать с общим вектором вашего главного проекта – Жизнь. В ваших планах на жизнь есть «построить транснациональную компанию»? Если ответ да, тогда понятно зачем в портфеле личных проектов появилось изучение разговорного английского языка. А вот 2, 3, 4-ые образования у многих предпринимателей я бы смело выбросил из портфеля проектов. Сомнительная эффективность с учетом требуемых (от вас) бюджетов времени.
  1. Правило масштабной прокачки. Выгодно выбирать проекты, которые по дороге к цели покрывают много других полезных подцелей. Я решил в 2012 году создать «Тренинговую площадку №1», потому что этот проект: работает с интересной (мне) целевой аудиторией, заставляет постоянно расти и развиваться, помогает выстраивать полезные контакты и формирует правильное окружение, создает площадку для подготовки сотрудников других моих бизнес-проектов.
  1. Правило диверсификации. «Не кладите яйца в одну корзину». На забивайте любой чемодан одним проектом! Печальная «веселая» статистика показывает, что 75% проектов заканчивается провалом. Чтобы вам быть статистически успешным, нужно иметь от 4 проектов суммарно — это уже в одном из портфелей хотя бы 2. При этом много тоже не вариант. Чемодан развалится или вы упадете без сил на середине пути. Сколько для вас «много» — вопрос интересный, но не в рамках этой статьи.
  1. Правило максимума по критериям. У вас должны быть простые, измеримые и легко оцениваемые критерии «входить/не входить в проект». Не надо набивать вашу личную жизнь и работу «чем попало». А то будете похожи на переполненное мусорное ведро. «Добра» хватает, а вот качество сомнительное … Пример критерия: бюджет времени. Сколько проект потребует вашего личного времени: часов в неделю, месяц, год.

А сейчас самое время проверить ваши чемоданы на предмет соответствия вышеперечисленным правилам. И, возможно, подбросить парочку новых проектов. Или выбросить несколько лишних.

Управляйте сбалансировано и технологично вашим портфелем проектов

Практический блок:

1) Распишите 3 портфеля ваших проектов (личный, внутренний и внешний).
2) Проверьте все проекты на соответствие 5 правилам выше.
3) Проведите оптимизацию при необходимости (добавьте/удалите проекты).

Фильм, который стоит посмотреть:

Периодически у руководителей (нас с вами) складывается впечатление, что мы управляем чем-то ну очень сложным. Прикладываем титанические усилия и решаем не посильные для человека задачи. Как мне кажется, в 90% случаев это фантазии. Посмотрите фильм «Аполлон-13» и измените свое мнение о реалиях проектного менеджмента и масштабе ваших «сложностей».

Сюжет повествует о неудачной лунной миссии корабля «Аполлон-13», которая стала одной из самых драматических моментов в истории освоения космоса. В 1970 корабль с одноименным названием должен был стать третьим космическим кораблем, доставившим астронавтов на Луну. Все были уверены в том, что полет пройдет удачно, но уже на подлете к цели с борта корабля внезапно звучит первая магическая фраза: «У нас проблема» … Очень жизнеутверждающее кино, рекомендую.

 

Подписаться Согласие на обработку персональных данных