+7 (499) 110-76-43

Получите прямо сейчас 9 практических приёмов, которые позволят:

Сократить на 1/3 время на управление бизнесом
Повысить собственную эффективность на 35%
Получить бесплатно Согласие на обработку персональных данных

«Лестница желательности коммуникаций». Как сэкономить 10 часов в неделю.

9 февраля 2021

Ограничьте «open space» себе и вашим коллегам

Есть такая концепция – открытого офиса (open space). Если посмотреть на современный мир коммуникаций и (вас) руководителя в нем, получится безграничный open space (открытое пространство). Что в этом опасного? Да вам просто некогда работать, в любой момент может поступить (и так происходит у большинства) звонок, SMS, новый e-mail, сообщение через мессенджеры и т.п. С характерным писком (звуком), всплывающей иконкой «на пол телефона или компьютера» и вашим подрагиванием, за которым поднимается уровень кортизола в крови (гормон стресса). Давайте посмотрим, каким способом можно было застать вас (руководителя), скажем…

В 1997 году

  • Позвонить вам на городской телефон (других еще не было), если последний у вас был;
  • Прийти к вам в офис (кабинет). А это требует времени, поэтому с пустяками особо не подходили;
  • Написать вам традиционное (бумажное) письмо и отправить его по физической почте или с посыльным. А ответ ожидать несколько недель…

Что нужно было сделать руководителю или сотруднику (занятому важной задачей) в 1997 году, чтобы ограничить доступ к себе? Например, на время решения важных задач. Выдернуть шнур телефона из розетки или «переключить» входящие на сурового секретаря. Плюс ограничить доступ к двери, повесив табличку «Не беспокоить. Занят важными делами» (многим и сегодня рекомендую). Все, никаких высоких материй. Простая регулировка «доступа к телу». И как следствие — быстрый переход в режим «я занят, не беспокоить». Давайте посмотрим…

Доступные способы «потревожить» вас в 2021 году:

  1. Прийти к вам в офис (в кабинет). И если у вас действительно open space со стеклянными стенами, никуда не денетесь, постучатся через стеклянную стену и мило улыбнутся в ответ;
  2. Узнать ваше расположение с помощью сервисов геолокации (определения местоположения) или заглянув в ваш открытый электронный календарь. Чтобы потом «застать» вас перед входом на обед или еще куда-то… Например, в туалет)
  3. Позвонить через всегда открытый (с характерным отвлекающим звуком) Skype, Telegram, WhatsApp или другие используемые вами мессенджеры. Он же (мессенджер) сейчас у вас открыт, не правда ли? И вы последний раз его смотрели минут 15 назад (или ранее), так ведь?
  4. Набрать сотовый или даже поставить автодозвон (через него же), если вы сразу не ответите. Скоро будет можно «свести» своего личного чат-бота (робота-ассистента) с вашим чат-ботом и договориться о встрече (вас же самих). Это уже не далекое, для многих ужасное будущее;
  5. На крайний случай отправить вам SMS (MMS). Или все сразу, чтобы уж железно не промахнуться, и где-то вас найти (застать, отвлечь);
  6. Быстро набросать электронное письмо. А для устрашения поставить в копию вашего начальника, бизнес-партнера или любовницу (чтобы уж наверняка) …

Как вам?

Страшная история из жизни руководителя

Работаем с проектом в 2014-м году «Разработка и внедрение системы командного тайм-менеджмента» для большой компании с серьезным именем. Консультирую одного из собственников (отдельно, тет-а-тет). Несколько помощников (у него), директоров на каждый из бизнес-проектов с хорошей зарплатой, уровень доходов — семизначные цифры, офис по последнему слову техники. А теперь о грустном… Нам на первых встречах не удавалась поговорить более 5-10 минут без перерыва на звонки по сотовому. Когда мы ввели правило «телефон на беззвучный режим» во время работы, стало набираться от 20 до 37 пропущенных вызовов за 1,5 часа. В таком режиме можно нормально работать?

Более свежий кейс из 2020-го. Крупная компания, сильный и умный собственник, пишет в одном из мессенджеров (у него их несколько) возмущенно: «Что-то Телеграмм совсем не удобный стал… Пропускает сообщения (что-то в этом роде) в десктопной версии. Пора валить (переходить) в … ВатсАп!». А может дело не в мессенджере (не в технике)? Там ведь (если посмотреть внимательно) у нашего героя под 35+ групп. Посмотреть историю по каждой группе 1 раз в день на 3 минуты (это без вчитаться, только «по диагонали»), получается 105 минут! Это почти 2 часа, чтобы «только посмотреть». А надо ведь еще дело делать!

Я уж не берусь рассказывать и пугать, как работает наш с вами мозг, как не эффективен режим «дерганий и переключений», как он создает хронический стресс для нас же с вами. См. кино на Netflix «Социальная дилемма», очень отрезвляюще в этой части. А у нас остается вопрос. Что с этим коммуникационным безобразием сегодня делать?

Уйти в монастырь, отключиться и обнулиться ) Вряд ли, это будет другой крайностью… У вас есть варианты ответа на вопрос:

Как вам и вашим сотрудникам, в этом мире доступных и легких коммуникаций, иметь возможность «уединиться» для решения важных задач и при этом не ломать здоровую коллаборацию?

Не покидая офис и не «отключая» гаджеты. Мне кажется, стоит договориться вместе с коллегами (предупреждаю, это о-о-очень не просто) и начать использовать

«Лестницу желательности коммуникаций»

Далее моя свободная авторская интерпретация, начнем сверху вниз. От менее предпочтительного (дорогого) к более предпочтительному (дешевому) варианту связи. От более инвазивных (отвлекающих) каналов к менее инвазивным:

  1. Живое совещание (групповая встреча).Это всегда будет наименее предпочтительная коммуникация. Время съедается с мультипликатором, равным количеству участников. 20 минут совещания с 6 руководителями. Это «языком затрат» 2 часа потраченного времени руководителей. А если они получают скажем несколько сотен тысяч рублей в месяц. С учетом ФОТ, НДФЛ, ЕСН (налоги такие) «хорошая сумма» получается. Задача стоила того? Считайте «стоимость решения вопроса»! Табличку прибить или приклеить, наверное, не здесь решать)
  2. Отдельная личная встреча.Тет-а-тет. Если можем поговорить лично, совещание не собираем. Убираем мультипликатор, но все равно очень дорогой инструмент для коммуникаций.
  3. Онлайн-встреча (видеоконференция по Skype, Zoomи т.п.). Если можем обойтись видеоконференцией, личных (живых) встреч не назначаем. Экономим время на дорогу и логистику.
  4. Звонок на мобильный.Сначала пробуем решить вопрос по телефону, потом устремляемся к кабинету. Тут отдельно стоит упомянуть, что звонок должен быть подготовленный (тема отдельного письма), как и вопросы в нем. Если не получается, поднимаемся «вверх». Онлайн-встреча следующий способ в списке. А если вопрос терпит от 2-х часов и более, более 99% вопросов (если поисследовать), которые «летят» по телефону или выносятся на живую встречу, терпят… Решаем его не инвазивными способами ниже (от 5 до 7).
  5. SMS-сообщение или аналог в мессенджерах (оставьте ОДИН мессенджер на компанию, выберите корпоративную версию — не пожалеете). Порой достаточно короткого сообщения с вариантами решения. Это не так сильно дергает коллегу по цеху, как, например, звонок. А вот ВСЕ виды звуковых и графических напоминаний стоит сегодня же отключить. Отключили? Оставив привычку смотреть и отвечать на ВСЕ, что вас касается, от 1 до 2 раз в день (пакетно). С последней (привычкой) все намного сложнее…
  6. Электронное письмо.Наименее отвлекающий (не инвазивный) способ коммуникаций, одновременно требующий дополнительных правил использования. Например, в течение какого срока надо обязательно ответить на входящее письмо? Забегает в поте лица сотрудник, с порога кричит: «Я тебе написал 3 минуты назад, ты почему не отвечаешь (я здесь)?!». Нет, так не работает, еще дедлайн (ответа) не наступил. В одной компании — это будет 4 часа, в другой 24 часа, в третьей подойдет вполне и 2 рабочих дня. При этом стоит понимать и договариваться, что лучше для почты (согласование договора), а где подойдет мессенджер (простой вопрос, с вводной на 2-3 предложения). Тут плохая новость (на этом моменте), первый кто будет разрушителем этих хороших правил… Да, вы угадали, сам собственник или ТОП-менеджер. Нам даже пришлось выработать противоядие для этого, даем только в рамках совместного проекта)
  7. Подумать: «А надо ли кого-то отрывать от дела? Может, я сам смогу решить этот вопрос?». И это наилучшая и самая оптимальная «коммуникация» в 50% случаев. Самостоятельная и ответственная! Ведь порой нас дергают по пустякам, да и мы тоже… Либо по вопросам, которые с большой вероятностью могут решить сами (без участия других).

Внедрением этого стандарта (правила) и предлагаю вам заняться на этой неделе. Сэкономите десятки драгоценных часов в неделю. И себе, и коллегам. Подсказка, договоритесь о допустимой скорости ответа в каждом из каналов, уберите дубликаты (3 мессенджера, 2 почты), наберитесь терпения и учтите основные «подводные камни» в процессе внедрения.

А если будут трудности:

  • с «особенностью российского менталитета»;
  • со «спецификой вашей самой особенной в России компании»;
  • с преодолением «культурного барьера» или «подводных камней» (написали, но никто не делает, например);
  • продажей самой идеи «ТМ-правил коммуникаций» вашим замечательным сотрудникам (в массы) — зовите на помощь.

А для разогрева записывайтесь вместе с коллегами на ближайший бесплатный вебинар «Нет времени: как системно с этим можно работать самому и помогать коллегам», который пройдет 25 февраля в 11.00.

А пока редактируйте под себя, печатайте на листе А4 и внедряйте как правило-стандарт «Лестницу желательности коммуникаций»!

 

Фильм, который стоит посмотреть:

Рекомендую в тему письма на выходных или вечером пересмотреть старый, добрый фильм «Время». Действие происходит в недалёком будущем. Миром правят не деньги, а время (шикарная метафора). Каждый человек имеет с самого рождения в своём запасе 25 лет спокойной жизни. А дальше, чтоб выживать, люди должны работать и получать время на жизнь, которое полностью заменило денежные отношения. Но если без денег ещё можно как-то прожить, то без времени человек обречён на мгновенную смерть.

Теперь богатые люди имеют в своём распоряжении века спокойной жизни, а бедные обречены на жизнь одним днём… И я бы сказал, что никакой фантастики. Так и есть на самом деле, если разобраться. Кто-то прожигает свое время, а кто-то его инвестирует с умом. Разница только в вашем mindset (образе мышления) и, как следствие, привычках (дергаться постоянно на оповещения о новых сообщениях, например).

Подписаться Согласие на обработку персональных данных