+7 (499) 110-76-43

Получите прямо сейчас 9 практических приёмов, которые позволят:

Сократить на 1/3 время на управление бизнесом
Повысить собственную эффективность на 35%
Получить бесплатно Согласие на обработку персональных данных

Как перестать прожигать время на бесконечных совещаниях

31 августа 2016

Где больше всего съедается времени, и бездарно сгорают тонны человеко-часов?

Если этот вопрос задать сотрудникам среднестатистической компании, многим придут на ум совещания (собрания, планерки). Я, будучи директором строительной компании, один раз присутствовал на рекордном для меня (по длительности) совещании с 18 участниками… Оно шло около 9,5 часов. Половина участников прилетело утром из Москвы в Астрахань. 80% присутствующих – первые лица или владельцы компаний. Это люди, у которых стоимость часа «зашкаливает» за 4 000 рублей.

А теперь внимание… На этом совещании было принято 3,5 решения. Как вам эффективность? Знакомо? Так в чем же основная причина такого сумасшедшего КПД? Я буду разбирать данную ситуацию (ниже), а вы посмотрите, может тоже что-то знакомое у себя подметите:

Ошибка №1: Мешается формат мероприятий в рамках одной групповой коммуникации

Поясню. Что было в рамках нашей 9-ти часовой встречи?

  • Сверялись в части выполнения прошлых задач по протоколу собрания. Но это было в начале, первые 15 минут
  • Как только доходили до «кто-то что-то не сделал», переходили на «воспитание», крики, прессинг и давление
  • В ответ на последнее (давление) тот, кто ему подвергался, начинал оправдываться, перескакивать на другую тему. И поднимал другую проблемную область, призывая всех срочно порешать его не типовые задачи

И если разобраться внимательно в примере выше, получился не самый удачный микс 3-х форматов групповых мероприятий. Ну давайте обо всем по порядку:

Что нам с вами (руководителям) нужно уметь делать в рамках совместных мероприятий:

  1. Поддерживать и управлять «Форматом».
  2. Оперативно проводить план-факт анализ задач (проектов, занятости). Что планировали, что получилось?
  3. Решать типовые задачи, перераспределяя нагрузку между коллегами по цеху. Типовые задачи – это те, которые раньше уже решались в вашей компании (отделе).
  4. Управлять изменениями и поправлять стратегический вектор. А то получится: «Куда ты завел нас проклятый Сусанин?»
  5. Развивать компетенции ваших сотрудников (знания, умения, навыки). Прокачивать их hard skills и soft skills. Это все, что касается тренерства, наставничества и обучения.
  6. Побеждать не типовые задачи, которые подкидывает нам изменяющаяся со скоростью света внешняя среда.

Делать все это в формате одного (универсального) типа совместного мероприятия как минимум не эффективно. Поэтому, ваша первая святая обязанность:

Правильно подбирать формат мероприятия под решаемую задачу и не смешивать «2 в одном»

А их (форматов мероприятий), как мне кажется, всего четыре:

  • Плановое совещание (планерка, оперативка)
  • Рабочая (стратегическая) сессия
  • Не плановое совещание в формате делового мозгового штурма
  • Внутренний микротренинг (обучение)

Осталось разобраться каким видом мероприятий решается каждая из 6 вышеперечисленных задач. Что думаете? Пока вы набрасываете свой вариант решения, я предложу разобраться с обязательными характеристиками каждого из видов мероприятий. Поехали:

  1. Цели мероприятия. Для чего данный формат предназначен? Как у сантехника, под каждый инструмент есть четко-очерченная область применений. И газовым (разводным) ключом не стоит подкручивать новенький смеситель. Как минимум внешний вид попортите…
  2. Оптимальная цикличность совместного мероприятия. С какой частотой стоит делать? Человек – существо цикличное. Мы днем работаем, ночью отдыхаем. В середине дня нас каждый раз тянет пообедать. Так что плохого в том, чтобы мы привыкли каждый раз по пятницам собираться на еженедельную планерку? Великое дело – привычка.
  3. Количество участников, которое обеспечит максимальную эффективность. Внимательные руководители замечали, что после определенного «порога по количеству» очень трудно управлять групповой коммуникацией.
  4. Максимальная длительность мероприятия. При которой мы получаем лучшую отдачу (результат) на вложенное время.
  5. Типовой регламент и структура. Это все, что касается следующих вопросов: кто и что делает до, в течение, после мероприятия, тайминг каждого блока и что (кто) за чем (кем) идет.

Я все это решил свести в одну таблицу и представить на ваш суд. Ниже моя гипотеза, без доказательств и научных фактов. Но подтвержденная на практике, методом сотен испытаний на себе и клиентах. Пользуйтесь на здоровье:

44

А вы посмотрите повнимательнее, все что вы делаете в течение дня и есть воплощение этих 6 задач (целей). Только я предлагаю вам все это упаковать, сжать по времени и уложить в четкий регламент. Тогда смотришь, время для более важных дел освободится. Попробуйте!Я слышу первые сомнения. При таком графике, когда же нам работать? И так ничего не успеваем, а тут еще…

Да, чуть не забыл, у меня есть подарок:

  1. Готовый регламент еженедельной планерки-оперативки. Ваше руководство к действию. Это уже 14 редакция за последние 5 лет, мы его постоянно улучшаем. Адаптация под вас займет до 30 минут максимум.
  2. Готовый регламент ежегодной стратегической сессии с сотрудниками.
  3. Готовые регламент кружка качества (подверсия внутреннего обучения).
  4. Запись моего мастер-класса «Как проводить планерки на УРА за 15 минут»

Вы можете получить весь этот боекомплект при оплате участия в тренинге «Порядок в делах руководителя».

 

Жизнь большинства из нас, к сожалению, похожа на череду «геройских подвигов». Только слово подвиг я бы предложил заменить на «лужу дерьма». Это когда вы от одного аврала к другому. От одной рекламаций к следующей. От одного сбоя ко второму. Я же сторонник, как вы успели заметить, «системы». В которой вам (как руководителю) хватает времени на работу, жизнь, семью, друзей, хобби и развитие.

В ваших делах должна быть система, которую я приглашаю построить на ближайшем тренинге «Порядок в делах руководителя». А если не можете выкроить в своем расписании 2 дня, приглашаю в формат личной работы с вами или (и) вашей компанией. Заявки принимаются на info@resultat.consulting.

Начать же предлагаю в ближайшие 2 дня с хорошего практического упражнения:

  1. Запишите свое ближайшее совместное мероприятие на диктофон.
  2. Наберитесь терпения и прослушайте все это от начала до конца. Просветление гарантирую.
  3. Подумайте, как можно было бы это сократить по времени хотя бы на 30%.
  4. Сделайте свой набросок регламента и внедрите его со следующей планерки.

Книга, которую стоит прочитать:

Думаю, стоит почитать Майк Сонга «Революция совещаний: как перестать обсуждать и начать действовать». В отношении совещаний работает принцип Парето. 80 % проблем порождаются всего несколькими причинами: ненужными встречами, отсутствием чёткого плана и повестки (регламента), техническими проблемами, рассеянностью внимания (особенно на виртуальных встречах), отклонениями от темы совещания и отсутствием плана действий по итогам совещания. Предприняв всего несколько простых действий по каждому из этих пунктов, вы сможете сэкономить массу времени и сил и добиться повышения продуктивности ваших рабочих встреч. Читайте и внедряйте.

 

{DF90EB8B-8E94-48CA-A30C-2D08B855EAA7}Img400

 

Подписаться Согласие на обработку персональных данных